Die 100.000-Euro-Frage
Sie haben drei IT-Dienstleister zur Angebotsabgabe eingeladen. Anbieter A kalkuliert mit 50.000 Euro, Anbieter B mit 95.000 Euro, Anbieter C mit 150.000 Euro. Alle drei behaupten, die gleiche Leistung zu erbringen. Wie kann das sein?
In der neuesten Folge von Tee-OFF gehen Riccardo Sachse und Benedikt Hirschfelder dieser Frage auf den Grund. Was sie dabei aufdecken, ist unbequem, ehrlich und absolut notwendig für jeden, der IT-Projekte plant.
Die Kernfrage: Warum sind IT-Angebote so schwer vergleichbar – und was steckt wirklich dahinter?
Das Ausschreibungs-Dilemma: 60% Preis, 40% Qualität
Wie Ausschreibungen funktionieren (und warum das problematisch ist)
Benedikt bringt es auf den Punkt:
„Bei klassischen IT-Ausschreibungen entscheiden 60 Prozent Preis und 40 Prozent Reputation. Das zwingt Anbieter dazu, mit dem günstigsten Preis zu gewinnen – und genau hier beginnt das Problem.“
Die Realität:
- Ausschreibungen umfassen oft 600+ Seiten Spezifikation
- Kunden definieren Anforderungen ohne IT-Expertise
- Anbieter müssen rechtsverbindlich kalkulieren – ohne Raum für Agilität
- Günstigster Preis gewinnt – nicht beste Lösung
Riccardo ergänzt:
„Wenn der Kunde nicht mal mit mir redet, kann ich meine Expertise nicht rüberbringen. Dann ist es schwierig, ein ehrliches Angebot für beide Seiten zu machen.“
Change Requests & Assumptions: Die versteckten Preistreiber
Was sind Assumptions?
Assumptions (Annahmen) sind Voraussetzungen, die der IT-Dienstleister im Angebot definiert:
„Wir nehmen an, dass Ihr bestehendes System folgende Schnittstellen bereits unterstützt…“
Das Problem: Wenn diese Annahmen nicht zutreffen, entstehen Mehrkosten – oft signifikant.
Beispiel aus der Praxis:
- Angebot: 50.000 € (mit 15 Assumptions)
- Realität: 5 Assumptions treffen nicht zu
- Endkosten: 95.000 € (+ 90% Aufschlag)
Was sind Change Requests?
Change Requests (Änderungsanforderungen) sind nachträgliche Anpassungen während des Projekts.
Typischer Ablauf:
- Kunde merkt während Implementierung: „Das müssen wir anders machen“
- Dienstleister prüft Machbarkeit
- Zusatzkosten werden kalkuliert und nachberechnet
Benedikts Einschätzung:
„Das sind knallharte Verträge mit Anwälten. Diese Assumptions und Change Requests werden entweder eingehalten oder nicht – und dann wird nachgerechnet.“
Die unbequeme Wahrheit
Riccardo wird deutlich:
„Wir sind Nestbeschmutzer, aber es ist so: Wir verarschen den Kunden unter Umständen wissentlich. Entweder du verlierst alle Geschäfte, weil die anderen es machen – oder du spielst das Spiel mit.“
Das System zwingt dazu:
- Günstigste Angebote gewinnen durch maximale Assumptions
- Realistische Angebote verlieren im Wettbewerb
- Nachkalkulationen sind eingeplant
Die 4 Säulen der IT-Dienstleistungen
Um IT-Angebote vergleichbar zu machen, muss man verstehen, worüber wir sprechen:
1. Infrastruktur
- Server, Netzwerk, Hardware
- Cloud vs. On-Premise
- Migrationen und Modernisierungen
2. Managed Services
- IT-Support (First/Second/Third Level)
- Application Service
- Wartung und Betrieb
3. IT-Security
- Cybersicherheit
- Penetrationstests
- Compliance (DSGVO, NIS2, etc.)
4. ERP-Projekte & Softwareentwicklung
- ERP-Einführung
- Individualsoftware
- Digitale Transformation
Riccardos Warnung:
„Gerade beim Application Service wird unterschätzt, wie komplex Second-Level-Support ist. Wenn die Expertise fehlt, landet alles als S.O.S. beim Third-Level – und das wird teuer.“
First, Second, Third Level Support: Die unterschätzte Komplexität
Was ist was?
First Level Support:
- Entgegennehmen und Klassifizieren von Anfragen
- Standard-Lösungen (Passwort zurücksetzen, etc.)
- Weiterleitung an Second Level
Second Level Support:
- Analyse komplexer Probleme
- Datenpflege vs. echter Fehler?
- Eskalations-Management
Third Level Support:
- Entwickler/Hersteller der Software
- Bugfixing und Anpassungen
- Teuerste Ressource
Das Problem: Ohne klare Expertise im Second Level eskaliert alles sofort zum Third Level – die Kosten explodieren.
Agilität vs. Ausschreibung: Der Kulturkonflikt
Das Paradox
Einerseits predigen wir:
- Agile Methoden
- Iterative Entwicklung
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Andererseits verlangen Ausschreibungen:
- 600 Seiten detaillierte Spezifikation
- Festpreise
- Keine Änderungen ohne Change Requests
Riccardo:
„Wie kriegst du das zusammen? Agilität braucht Augenhöhe und bilaterale Gespräche. Bei starren Ausschreibungen kannst du nur deine alten Prozesse beschreiben – und bekommst 5 Tage dran geklebt.“
Die Lösung: Neue Herangehensweise
Was funktioniert:
- Workshop-basierte Angebotserstellung statt blinder Ausschreibung
- Proof of Concept vor Festpreis
- Agile Vertragsmodelle mit Sprint-basierter Abrechnung
- Transparente Kommunikation über Risiken und Assumptions
Was nicht funktioniert:
- 600-Seiten-Ausschreibungen ohne Rückfragen
- Auswahl nur nach Preis
- Keine Expertise-Einbindung des Dienstleisters
Der deutsche Mittelstand-Vorteil: Eigenverantwortung als Weltmarkt-Chance
Warum Deutschland (und Europa) eine einzigartige Chance haben
Riccardo entwickelte am Wochenende eine These, die beide begeisterte:
„Agilität braucht eigenverantwortete Teams. Selbstbestimmung. Eigene Ideen entwickeln und dafür Verantwortung übernehmen. Das ist keine chinesische Kernkompetenz – aber sehr wohl eine deutsche.“
Die Argumentation:
Deutschland/Europa:
- Hohe Bildungsqualität in der Breite (nicht nur Top 5%)
- Kultur der Eigenverantwortung
- Mittelstand mit flachen Hierarchien
- Qualität über Masse
USA:
- Exzellente Gründerkultur
- Aber: Mittelstand weitgehend verschwunden
- Konsumgetrieben, weniger nachhaltig
China:
- Masse und Automatisierung
- Aber: Weniger Kultur der Eigenverantwortung
Benedikt:
„Wir brauchen mehr kleine Schlepper, um den großen Tanker Europa wieder auf Kurs zu bringen. Und diese Schlepper sind agile Teams mit Eigenverantwortung.“
Der Haken: Bürokratie
Riccardos Bunkerschlag der Woche: „2026 kommen 1.652 bis 1.852 neue EU-Bestimmungen. Das ist das Gegenteil von Bürokratieabbau. Für eine Leiter gibt es mittlerweile eine Verordnung und eine Prüfung.“
Das Dilemma:
- Politik verspricht Bürokratieabbau
- Realität: Mehr Regulierung denn je
- Ausschreibungspflicht ab bestimmten Summen – europaweit
- Regionale Partnerschaften werden erschwert
Riccardo:
„Warum wird das fremdbestimmt? Wenn ich als Verantwortlicher einen regionalen Partner will, weil ich Vertrauen habe – warum muss ich europäisch ausschreiben?“
Managed Services: Das unterschätzte Komplexitäts-Monster
Was sind Managed Services?
Definition: Ausgelagerte IT-Services, bei denen ein Dienstleister Verantwortung für Betrieb, Wartung und Support übernimmt.
Typische Services:
- IT-Security Management
- Application Support
- Infrastruktur-Monitoring
- Backup & Disaster Recovery
Warum die Preisunterschiede so groß sind
Beispiel: „600 PCs verwalten“
Angebot A (günstig):
- Remote-Monitoring mit Standard-Tools
- First-Level-Support ausgelagert (Offshore)
- Reaktionszeit: 48h
- Assumption: „Alle PCs sind identisch konfiguriert“
Angebot B (mittel):
- Individuelles Monitoring
- Deutschsprachiger Second-Level-Support
- Reaktionszeit: 4h
- Regelmäßige Reportings
Angebot C (premium):
- Proaktives Management mit KI-Unterstützung
- Vor-Ort-Support bei Bedarf
- Reaktionszeit: 1h
- Strategische IT-Beratung inklusive
Das Problem: Alle drei Angebote könnten formal die Ausschreibung „600 PCs verwalten“ erfüllen – mit massiven Unterschieden in der Realität.
IT-Security: Wo Expertise Leben rettet (im übertragenen Sinne)
Warum Security besonders kritisch ist
Benedikt: „In der IT-Security ist es noch krasser. Wenn du eine Woche nicht checkst, was neu ist, ist die Wahrscheinlichkeit, gehackt zu werden, wieder um 10% gestiegen. Summierst du 3-4 Monate ohne Updates – Katastrophe.“
Die Hidden Costs in Security-Angeboten
Was günstige Angebote oft auslassen:
- Incident Response (was passiert bei Cyberangriff?)
- Penetration Tests durch zertifizierte Ethical Hacker
- 24/7-Monitoring vs. Office Hours
- Compliance-Updates (DSGVO, NIS2, etc.)
Riccardo:
„Beim Application Service ist es ähnlich. Die Leute unterschätzen, was da abgeht. Wenn du die Expertise nicht hast, wird es extrem schwierig.“
Praktische Tipps: So vergleichen Sie IT-Angebote richtig
1. Fragen Sie nach Assumptions
❌ Schlecht: Angebot ohne dokumentierte Annahmen akzeptieren
✅ Gut: Liste aller Assumptions anfordern und einzeln prüfen:
- „Was passiert, wenn Annahme X nicht zutrifft?“
- „Was kostet die Korrektur?“
2. Definieren Sie Service Levels präzise
❌ Schlecht: „IT-Support“
✅ Gut:
- Reaktionszeit: Max. 4 Stunden
- Verfügbarkeit: Mo-Fr 8-18 Uhr
- Deutschsprachig
- Second-Level-Expertise: SAP, Microsoft 365
3. Fordern Sie Referenzprojekte
Fragen Sie:
- „Haben Sie ein vergleichbares Projekt in unserer Branche gemacht?“
- „Können wir mit einem Ihrer Referenzkunden sprechen?“
- „Was waren die größten Herausforderungen – und wie haben Sie sie gelöst?“
4. Workshop statt Blindangebot
Investieren Sie in:
- 1-2 Tage gemeinsamer Prozess-Workshop
- Proof of Concept für kritische Komponenten
- Agile Vertragsmodelle mit Pilotphase
Riccardo: „Wenn der Kunde nicht bereit ist, mit mir zu reden, weiß ich: Das wird schwierig. Augenhöhe ist entscheidend.“
5. Prüfen Sie Change Request Prozesse
Wichtige Fragen:
- Wie werden Change Requests bepreist?
- Gibt es eine Pauschale für kleine Änderungen?
- Wie transparent ist die Nachkalkulation?
Die Europa-Debatte: Ausschreibungspflicht als Innovations-Bremse?
Warum gibt es Ausschreibungspflichten?
Benedikts Perspektive:
„Ich kann es verstehen. Die EU will Agilität fördern – Arbeitskräfte sollen flexibler werden. Wenn ein portugiesisches Unternehmen keine Chance hat, in Deutschland ein Projekt zu gewinnen, bremst das die EU-Integration.“
Die Theorie:
- Faire Wettbewerbschancen für alle EU-Mitglieder
- Förderung grenzüberschreitender Zusammenarbeit
- Verhinderung von Vetternwirtschaft
Das Problem in der Praxis
Riccardo:
„Aber wir sind so unterschiedlich entwickelt in Europa. Kulturell, wirtschaftlich, technologisch. Bevor wir Agilität reinbringen, brauchen wir Standards – sonst gibt’s nur Chaos.“
Benedikt:
„Genau. Wir brauchen erstmal einen gewissen Standard, bevor wir Agilität etablieren können. Sonst wird’s chaotisch.“
Die Lösung?
Beide plädieren für:
- Ausschreibungsschwellen anheben (mehr Entscheidungsfreiheit)
- Regionale Präferenzen erlauben (Nachhaltigkeit, Vertrauen)
- Agile Ausschreibungsformate entwickeln
Anschlussfolge angekündigt: Riccardo und Benedikt planen eine Spezialfolge zu EU-Ausschreibungen mit Experten-Gast.
Fazit: Ehrlichkeit als Grundlage für erfolgreiche IT-Projekte
Die 5 wichtigsten Erkenntnisse
- Assumptions und Change Requests sind Standard-Tools zur Preisoptimierung – kennen Sie sie!
- 60% Preis, 40% Qualität bei Ausschreibungen zwingt zu Trickserei – fordern Sie Transparenz!
- Augenhöhe ist entscheidend – IT-Projekte brauchen bilaterale Gespräche, nicht nur Dokumente
- Deutscher Mittelstand hat einzigartigen Vorteil – Eigenverantwortung und Qualitätskultur als Weltmarkt-Differentiator
- Agilität braucht neue Vertragsformen – starre 600-Seiten-Ausschreibungen sind das Gegenteil von agil
Riccardos Appell
„Wir brauchen ein Miteinander. Denken und Tun sind gar nicht so unterschiedlich zwischen öffentlicher Hand und Privatwirtschaft. Wenn wir das vernünftig nutzen und Bürokratie abbauen, haben wir riesige Chancen.“
Benedikts Vision
„Mehr kleine, agile Schlepper für den Tanker Europa. Das sind eigenverantwortliche Teams, die den großen Tanker wieder auf Kurs bringen können. Aber dafür brauchen wir weniger Regulierung, nicht mehr.“
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Diese Folge ist anders als sonst – ehrlich, direkt, unbequem. Riccardo und Benedikt nehmen kein Blatt vor den Mund, wenn es um die Realität von IT-Ausschreibungen geht.
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